مهارت کلیدی مدیریت زمان

مدیریت زمان مقوله‌ای است که بیش از داشتن استعداد نیاز به کسب مهارت‌ در استفاده از تکنیک‌های لازم در این زمینه دارد.با فرا گرفتن مهارت‌های مدیریت زمان بر استرس و کمبود وقت غلبه کنید و با کسب آرامش در پی موفقیت و شادکامی باشید.

• هدف‌گذاری :

هدف‌گذاری در زندگی و کسب و کار به شما یک دید کلی از مسیرتان برای رسیدن به اهداف می‌دهد. با هدف‌گذاری می‌توانید منابع و داشته‌های خود را شناسایی کنید و با ذهنیت روشن برنامه‌ریزی کرده و به طرف هدف گام بردارید . وقتی دارای هدف باشید و اراده کافی برای رسیدن به اهداف داشته باشید، هیچ چیز مانع پیشرفت شما نخواهد شد. اهدافتان را روشن و واضح یادداشت کنید.

• اولویت‌بندی :

شما باید توانایی شناسایی کارهای مهم و غیرمهم و فوری و غیرفوری را در خود ایجاد کنید.

 برای شناسایی درجه اهمیت فعالیت سه پرسش زیر را از خودتان داشته باشید:

-چرا این کار یا فعالیت را باید انجام دهم؟

-چگونه انجام این کار من را در رسیدن به اهدافم کمک می‌کند؟

-به چه میزان این کار را انجام دهم تا به اهدافم برسم؟

مجموع سه پرسش فوق شما را در شناسایی درجه اهمیت فعالیت‌ها و اولویت‌بندی آنها کمک می‌کند. برای رسیدن به موفقیت باید کارهای مهم و غیرفوری را برنامه‌ریزی کنید و تمرکز بر انجام آنها داشته باشید.

• تهیه لیست فعالیت‌ها:

تهیه لیست فعالیت‌‌ها یک سیستم یادآوری است برای جلوگیری از فراموش کردن فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده.

سعی کنید لیست فعالیت‌های روزانه ، هفتگی و ماهیانه داشته باشید.

در لیست فعالیت‌های خود از نوشتن فعالیت‌های کم ارزش خودداری کنید زیرا انجام کارهای بی‌ارزش شما را فریب می‌دهد که به عمده کارهای خود رسیده‌اید و از انجام کارهای مهم باز خواهید ماند.در ضمن نوشتن لیست‌های بلندبالا کم‌کم شما را از مدیریت زمان بیزار می‌کند و از نوشتن لیست کارها دست کشیده و به روال گذشته برمی‌گردید.

• برنامه‌ریزی فعالیت‌ها:

بعد از تهیه لیست فعالیت‌ها باید برای تک‌تک آنها برنامه‌ریزی کنیم تا مطابق برنامه نسبت به انجام و اتمام کارها اقدام کنیم. برای این کار لازم است بدانیم چه زمانهایی سرحال‌تر و خلاق‌تر هستیم .برخی صبح‌ها و برخی عصرها و شاید شب‌ها از لحاظ ذهنی و روحی آماده‌تر هستند.

این زمان‌های برجسته خود را بشناسید و فعالیت‌های مهم و ارزشمند خود را در آن زمان انجام دهید. زمانهایی که بازدهی کمتری دارید را به کارهای کم اهمیت‌تر اختصاص دهید تا نتایج بهتری کسب کنید.

• تمرکز روی یک فعالیت:

مطابق تحقیقات انجمن روانشناسی آمریکا ، انجام چندین فعالیت همزمان 20-40 درصد از کارایی شما را کاهش می‌دهد و درنتیجه کیفیت کارها نازل خواهد بود. بنابراین در هر مدت زمان برنامه‌ریزی شده فقط و فقط بر یک فعالیت تمرکز کنید و نسبت به انجام همان فعالیت متعهد باشید.

• ممانعت از حواس پرتی:

در دنیای شلوغ امروزی با وجود انواع حواس‌پرت‌کن‌ها از جمله تلویزیون ، موبایل ، اینترنت و……مواجه هستیم. این قبیل حواس‌پرت‌کن‌ها مانع تمرکز بر فعالیت‌ها شده و در عمل زمان ما را از بین می‌برند و امکان انجام کارها بر اساس برنامه‌ریزی را از ما می‌گیرند. در حین انجام فعالیت‌ها این گونه موارد حواس‌پرتی را از خود دور کنید تا در مدیریت زمان خود موفق باشید.

• غلبه بر تعویق انداختن:

شاعر انگلیسی ادوارد یانگ از تعویق انداختن کارها به عنوان دزد زمان یاد می‌کند. به تعویق انداختن کارها به شدت بر روی بهره‌وری شما اثر منفی می‌گذارد و منجر به هدر رفتن زمان و انرژی شما می‌شود.فعالیتی که برنامه‌ریزی کرده‌اید را در زمان خود انجام دهید و به وقت دیگری موکول نکنید. بهترین روش برای جلوگیری از به تعویق انداختن فعالیت‌ها این است که به خودتان بگویید بهترین زمان انجام کار همین الان است دقیقا همین الان. بدین ترتیب خود را مجاب کنید تا کار لازم را در زمان مقرر باتمام برسانید در این صورت یک قدم برای مدیریت زمان برداشته‌اید.

• استراحت بین انجام فعالیت‌ها:

ذهن و جسم انسان طوری طراحی شده است که قادر نیست به صورت پیوسته و بدون استراحت به فعالیت بپردازد بلکه حتما می‌بایست زمانهای استراحت بین هر فعالیت در نظر گرفته شود. این زمانهای استراحت را هرگز اتلاف وقت تلقی نکنید بلکه مدیریت زمان هوشمندانه است زیرا این کار باعث می‌شود ذهن و جسم‌تان آماده ادامه فعالیت با کیفیت بیشتری باشد. برای مدیریت زمان خود از تکنیک پومودورو استفاده کنید.

• نه گفتن را یاد بگیرید.

وقتی ما کارهای بیشتر از توانایی خود بر عهده می‌گیریم بدن ما احساس خستگی می‌کند و ذهن ما پریشان شده و دچار استرس می‌شویم.متاسفانه اغلب ما در رویارویی با خیلی از خواسته‌ها و پیشنهادات دیگران از گفتن کلمه “نه” ناتوانیم. انسان فوق موفق به تمامی فعالیت‌ها و خواسته‌های غیرمهم نه می‌گوید به این دلیل که نه گفتن به امور غیرمهم موجب افزایش تمرکز ما روی فعالیت مهم می‌گردد واین یعنی موفقیت . یاد بگیرید هنر نه گفتن دوستانه به هرآنچه که در دستیابی شما به موفقیت بی‌تاثیر است.

• تفویض فعالیت‌ها به دیگران:

قرار نیست همه کارها را خودتان انجام دهید .خودتان را موظف کنید کارهای مهم و فوری و مهم و غیرفوری را انجام دهید. کارهای غیرمهم فوری را به دیگران تفویض اختیار کنید تا آنها برایتان انجام دهند. این کار باعث می‌شود شما تمام تمرکز خود را بر کارهای مهم بگذارید و در وقتتان صرفه جویی خواهد شد، فشار کار کمتر شده و آرامش بیشتری خواهید داشت و این یعنی مدیریت زمان.